Technische Dokumentation erstellen lassen: Umfang, Ablauf, Zuarbeit

Die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG verlangt vom Hersteller zweierlei. Erstens technische Unterlagen nach Anhang VII: Sie belegen, dass die Maschine die Anforderungen erfüllt, bleiben im Haus und werden nur vorgelegt, wenn eine Marktüberwachungsbehörde sie begründet verlangt. Zweitens eine Betriebsanleitung nach Anhang I Nr. 1.7.4: Sie geht mit jeder Maschine an den Betreiber.

Die technischen Unterlagen müssen nicht ständig als fertiger Ordner bereitliegen. Sie müssen aber innerhalb angemessener Zeit zusammengestellt werden können – von der Person, die in der Konformitätserklärung dafür benannt ist. Aufzubewahren sind sie mindestens zehn Jahre nach dem Tag der Herstellung, bei Serien nach der Herstellung des letzten Exemplars.

Eine Betriebsanleitung, die ohne Risikobeurteilung entsteht, warnt vor dem, was dem Autor einfällt. Das ist selten das, wovor gewarnt werden muss. Die Risikobeurteilung nach EN ISO 12100 geht systematisch vor: Grenzen der Maschine festlegen, Gefährdungen ermitteln, Risiken einschätzen und bewerten, Maßnahmen treffen – zuerst konstruktiv, dann durch Schutzeinrichtungen und erst zuletzt durch Hinweise an den Benutzer.

Was nach den ersten beiden Stufen übrig bleibt, sind die Restrisiken. Genau sie gehören in die Anleitung, mit der Maßnahme, die der Betreiber treffen muss. Deshalb beginnt eine ernsthafte Beauftragung mit der Frage, ob eine Risikobeurteilung vorliegt und ob sie zum gebauten Stand passt. Wo sie fehlt, wird sie zuerst erarbeitet – gemeinsam mit der Konstruktion, denn die Entscheidungen über Schutzmaßnahmen trifft der Hersteller.

Der Ablauf ist bei einer Einzelmaschine und bei einer Serie derselbe, nur die Tiefe unterscheidet sich. Entscheidend ist die Reihenfolge: Die Gliederung der Anleitung folgt aus der Risikobeurteilung und der bestimmungsgemäßen Verwendung, nicht umgekehrt.

Ein Dienstleister kann schreiben, strukturieren, zeichnen und Normen kennen. Was er nicht wissen kann, ist, wie die Maschine tatsächlich gebaut wurde und wie sie sich im Betrieb verhält. Je vollständiger die Zuarbeit, desto weniger wird geraten – und desto kürzer fällt die fachliche Prüfung am Ende aus.

Das erste Merkmal ist unscheinbar: Die Anleitung beschreibt die Maschine, die geliefert wurde – mit ihren Optionen, ihrem Bedienpult, ihren Schutzeinrichtungen. Eine Anleitung, die drei Varianten gleichzeitig beschreibt und dem Leser die Auswahl überlässt, verfehlt ihren Zweck.

Das zweite: Sie ist nach Aufgaben gegliedert, nicht nach Baugruppen. Der Bediener sucht „Werkzeug wechseln“, nicht „Baugruppe 4“. Das dritte: Jeder Warnhinweis lässt sich auf eine Zeile der Risikobeurteilung zurückführen, benennt die Gefahr, die Folge und die Abhilfe – und steht dort, wo die Handlung beschrieben wird. Das vierte: Die Anleitung trägt einen Änderungsstand, der zur Maschine gehört. Wer diese vier Punkte an einem Entwurf prüft, weiß nach einer halben Stunde, was er vor sich hat.

Nicht jedes Produkt bekommt eine Konformitätserklärung. Eine unvollständige Maschine – etwa eine Baugruppe, die erst beim Kunden in eine Anlage eingebaut wird – wird mit Einbauerklärung und Montageanleitung geliefert; ihre technischen Unterlagen richten sich nach Anhang VII Teil B.

Werden mehrere Maschinen zu einer Gesamtheit verkettet, die als Einheit arbeitet, ist derjenige Hersteller der Gesamtheit, der sie zusammenstellt – mit eigener Risikobeurteilung für die Schnittstellen und eigener Dokumentation. Und wer eine vorhandene Maschine so umbaut, dass neue Gefährdungen entstehen oder Risiken steigen, muss prüfen, ob daraus eine wesentliche Veränderung wird. Diese drei Fälle sollten vor der Beauftragung geklärt sein, weil sie den Umfang bestimmen.

Ab dem 20. Januar 2027 gilt die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 und löst die Maschinenrichtlinie ab. Die Grundlogik bleibt: Risikobeurteilung, technische Unterlagen, Betriebsanleitung, Konformitätserklärung. Neu ist unter anderem, dass die Betriebsanleitung unter Bedingungen digital bereitgestellt werden darf und dass die wesentliche Veränderung ausdrücklich geregelt ist.

Für Unterlagen, die jetzt entstehen, heißt das: Sie sollten so aufgebaut sein, dass der Übergang eine Überarbeitung ist und keine Neuerstellung. Welche Fassung für eine konkrete Maschine gilt, richtet sich nach dem Zeitpunkt des Inverkehrbringens.