Technische Dokumentation auslagern oder selbst erstellen?

In den meisten Maschinenbauunternehmen entsteht die Dokumentation in der Konstruktion – am Ende des Projekts, wenn die Maschine fertig werden muss und niemand Zeit hat. Das Ergebnis ist bekannt: Die Anleitung der Vorgängermaschine wird kopiert und angepasst, so weit die Zeit reicht.

Eine eigene Redaktion löst das, lohnt aber nur, wenn sie dauerhaft ausgelastet ist. Ein Dienstleister löst es ebenfalls, wenn klar ist, was er übernimmt und was nicht. Die sinnvolle Frage lautet deshalb nicht „intern oder extern“, sondern: Welche Tätigkeiten brauchen das Wissen des Hauses – und welche brauchen vor allem Zeit, Methode und Übung?

Auslagern lässt sich alles, was handwerkliche Redaktionsarbeit ist. Dazu gehört auch die Moderation der Risikobeurteilung: Die Methode nach EN ISO 12100 kann ein Externer mitbringen und die Sitzungen strukturieren, solange die Bewertungen und Entscheidungen von den Fachleuten des Herstellers kommen.

Hersteller ist, wer die Maschine konstruiert oder baut und unter eigenem Namen in Verkehr bringt. An ihn richtet die Maschinenrichtlinie ihre Pflichten, und er unterschreibt die Konformitätserklärung. Daran ändert eine Beauftragung nichts: Gegenüber Behörden und Betreibern bleibt der Hersteller verantwortlich. Was der Dienstleister seinerseits schuldet, regelt der Vertrag zwischen beiden.

Praktisch bedeutet das: Der Hersteller legt die bestimmungsgemäße Verwendung fest, entscheidet über Schutzmaßnahmen, gibt die Anleitung fachlich frei und benennt in der Konformitätserklärung die Person, die bevollmächtigt ist, die technischen Unterlagen zusammenzustellen – sie muss in der Europäischen Union ansässig sein. Und er bewahrt die Unterlagen auf. Eine Freigabe, die aus einer Unterschrift ohne Lektüre besteht, ist die häufigste Schwachstelle ausgelagerter Dokumentation.

Ob sich eine eigene Redaktion trägt, hängt an wenigen Größen: wie gleichmäßig die Arbeit anfällt, wie ähnlich sich die Maschinen sind und wie viele Sprachen bedient werden. Ein Serienhersteller mit wenigen Typen und ständigen Änderungen ist mit eigenem Personal oft gut bedient. Ein Sondermaschinenbauer mit wenigen, sehr unterschiedlichen Projekten im Jahr hat Lastspitzen, die eine feste Stelle nicht füllen – und zwischen den Projekten fehlt die Übung.

Häufig ist die Mischform die beste: Im Haus sitzt jemand, der die Dokumentation verantwortet, Informationen beschafft und freigibt; die Redaktionsarbeit selbst wird vergeben. So bleibt das Wissen im Unternehmen, und die Menge schwankt beim Dienstleister.

Dokumentation, die erst beginnt, wenn die Maschine fertig ist, kommt immer zu spät – und sie kann nichts mehr beeinflussen. Die Risikobeurteilung gehört in die Konstruktionsphase, weil ihre Ergebnisse die Konstruktion ändern sollen. Die Anleitung kann parallel wachsen, sobald Verwendung, Aufbau und Bedienkonzept feststehen.

Dafür braucht der Dienstleister einen geregelten Zugang zu den Konstruktionsdaten und eine Nachricht bei jeder Änderung, die Sicherheit, Bedienung oder Wartung berührt. Am zuverlässigsten funktioniert das, wenn die Dokumentation in den Änderungsprozess des Hauses eingehängt ist: Keine Änderung gilt als abgeschlossen, bevor geprüft wurde, ob Anleitung oder Risikobeurteilung betroffen sind.

Die Fehler ausgelagerter Dokumentation sind fast nie Schreibfehler. Sie entstehen an der Übergabe.

Fünf Punkte ersparen die meisten späteren Diskussionen. Erstens der Umfang: nur die Anleitung, oder auch Risikobeurteilung und technische Unterlagen? Zweitens die Quelldaten: In welchem Format werden die Dokumente übergeben, und wer darf sie weiterbearbeiten? Drittens der Freigabeweg: Wer prüft fachlich, wer gibt frei, in welcher Frist? Viertens die Pflege: Wie werden Änderungen gemeldet und eingearbeitet? Fünftens die Vertraulichkeit, denn der Dienstleister sieht Konstruktionsdaten.

Sind diese Punkte geregelt, ist Auslagerung keine Abgabe von Kontrolle, sondern eine Arbeitsteilung: Der Hersteller entscheidet, der Dienstleister macht daraus Unterlagen, die diese Entscheidungen nachvollziehbar festhalten.